Privacy Policy en cookies

Privacy Policy en cookies Phion

In deze Privacy Policy vindt u heldere en transparante informatie over hoe Phion omgaat met persoonsgegevens. Dit ook in relatie tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en rondom Cookies.

Phion hecht uiteraard waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Phion doet er alles aan om de privacy van onze medewerkers, klanten en relaties te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.  

Phion houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit houdt het volgende in:

• Persoonsgegevens worden bij Phion verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en typen persoonsgegevens zijn beschreven in de Privacy Policy;
• Verwerking van persoonsgegevens wordt beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Phion vraagt om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Phion heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan klachtenafhandeling die opgelost moet worden met een desbetreffende concertzaal;
• Er wordt duidelijkheid gegeven in deze Policy rondom rechten omtrent persoonsgegevens bij Phion.

Phion is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van de Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit uiteraard altijd via info@phion.nl Meer contactmogelijkheden staan benoemd bij Contactgegevens.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS 
Persoonsgegevens worden door Phion verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Persoonsgegevens van Opt-in emailadressen:
> Communicatie over uitvoering concerten, nieuws en uitnodigingen
> Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen
Hoe? Het inschrijvingsformulier e-nieuwsbrief op www.phion.nl.

Persoonsgegevens van Opt-in postadressen t.b.v. postverzending:
> Communicatie over nieuw seizoen door middel van fysieke brochure
Hoe? Het inschrijvingsformulier voor het verzenden van een brochure.

Persoonsgegevens van Vrienden en Mecenassen:
> Vriendenadministratie (Vrienden overzicht en automatisch incasso of verzoek tot betaling)
> Communicatie over uitvoering concerten en uitnodigingen
Hoe? De inschrijving om Vriend of Mecenas te worden.

Persoonsgegevens van medewerkers Scholen en Cultuurpunten (Opt-in):
> Communicatie over educatieaanbod
>Aanmelden voor schoolvoorstellingen of projecten
Hoe? De inschrijving via educatie@phion.nl.

Persoonsgegevens van personen Amateurprojecten
> Communicatie over amateurprojecten rondom aanmelding
> Aanmelden bevestigen en andere relevante informatie rondom het amateurproject
Hoe? De inschrijving via educatie@phion.nl.

Persoonsgegevens van personen bij Sponsoren 
> Communicatie over het partnership (sponsorschap)
> Partneradministratie (Partneroverzicht en verzoek tot betaling)
> Communicatie over uitvoering concerten en uitnodigingen
Hoe? De sponsorovereenkomst. Of door het ontvangen van een persoonlijke visitekaartje of het verkrijgen van gegevens door een 1-op-1 mailverkeer.

Persoonsgegevens van personen bij politiek en stakeholders
> Communicatie over subsidie-aanvragen en maatschappelijke samenwerkingen
> Communicatie over uitvoering concerten en uitnodigingen
> Communicatie over strategie van Phion
Hoe? De desbetreffende verantwoordelijke persoon die binnen de politiek of als stakeholder betrokken of gelieerd is aan Phion. Of door het ontvangen van een persoonlijk visitekaartje of het verkrijgen van gegevens door een 1-op-1 mailverkeer.

Persoonsgegevens van personen met wie Phion samenwerkt (leveranciers)
Denk hierbij aan drukkerijen, concertzalen, fotografen, solisten, dirigenten, remplaçanten, internetbedrijf, softwareleverancier, e.d. 
> Communicatie over een opdracht of toekomstige opdracht (offertefase)
> Communicatie over de huidige samenwerking
> Delen van informatie zoals inhoud van programma, beschikbaarheid, aantal verkopen in een week 
Hoe? De desbetreffende verantwoordelijke persoon die binnen de desbetreffende leverancier of agency het aanspreekpunt is en de opdracht verzocht. Of door het ontvangen van een persoonlijke visitekaartje of het verkrijgen van gegevens door een 1-op-1 mailverkeer.

Persoonsgegevens van sollicitanten en (toekomstige) medewerkers van Phion
> Communicatie t.b.v. werving en selectie activiteiten
> Verwerking t.b.v. verplichtingen voortvloeiende uit het werkgeverschap conform wet- en regelgeving o.a. Wet Arbeid en Zorg, Wet verbetering Poortwachter, etc.
> Verwerking en uitbetaling van salarissen conform wet- en regelgeving
> Verwerking en communicatie t.b.v. een noodzakelijke en optimale bedrijfsvoering
Hoe? De afdeling HR verzamelt de gegevens op het moment van werving en indiensttreding en vraagt hiervoor toestemming bij betrokkene.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Phion de volgende persoonsgegevens vragen en registreren:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Adres, Postcode, Woonplaats;
• Bankrekeningnummer.

De persoonsgegevens worden door Phion opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van het lidmaatschap bij Vrienden, de looptijd van het Partnership of de looptijd van de samenwerking. En bij Opt-in postadressen en Opt-in emailadressen kan een persoon op elk gewenst moment zijn gegevens verwijderen. Op dat moment worden de gegevens binnen 1 dag verwijderd uit de database tot 1 jaar terug. De persoonsgegevens worden niet meer gebruikt voor het verzenden van emails of poststukken. Op het moment dat er een financiële transactie heeft plaatsgevonden worden de gegevens alleen in de financiële administratie bewaard voor maximaal 7 jaar.

Uw persoonsgegevens worden door Phion opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

 

Sitebezoek

Phion doet haar uiterste best om uw privacy bij een bezoek aan deze site te waarborgen conform uw wensen. We bieden hiervoor twee opties waar je als gebruiker van de website uit kunt kiezen:

• Akkoord met functionele cookies
• Akkoord met alle cookies

Een cookie is een klein, veilig bestand dat met pagina's van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Functionele cookies

U kunt akkoord gaan met enkel 'Functionele cookies'. Functionele cookies zorgen ervoor dat bepaalde onderdelen van de website goed werken en dat uw website-ervaring optimaal is. Deze cookies worden bijvoorbeeld gebruikt om:

• uw voorkeuren te kunnen bewaren;
• geselecteerde concerten te kunnen bewaren;
• te onthouden voor welke cookies u toestemming hebt gegeven.

Google Analytics
Onder functionele cookies valt ook het gebruik van Google Analytics voor het bijhouden van webstatistieken. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk door ons geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar- en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Safe Harbor principles en is aangesloten bij het Safe Harbor-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics.

Alle cookies

Wanneer je akkoord gaat met alle cookies kunnen er, naast alle functionele cookies en het verzamelen van anonieme webstatistieken via Google Analytics, ook cookies worden gezet om een Youtube video's te kunnen tonen, social media deelmogelijkheden te kunnen aanbieden of overige cookies van derde partijen, bijvoorbeeld om relevante advertenties te kunnen tonen.

Op dit moment kunnen de onderstaande cookies van derde partijen worden geplaatst indien je hiermee akkoord gaat:

• Facebook (waaronder ook Instagram)
• Youtube
• Spotify

Facebook
Wij gebruiken de Facebook pixel om bezoekers van deze website in doelgroepen te kunnen verdelen welke wij binnen het netwerk van Facebook (waaronder ook Instagram) gebruiken. Het doel hiervan is ervoor te zorgen dat u als gebruiker relevante advertenties te zien krijgt. Ook krijgen wij terugkoppeling over de resultaten hiervan. De Facebook pixel ziet dus welke pagina's een gebruiker op de website bekijkt. Ook kunnen we aan de hand van de gegevens die deze pixel verzamelt een gebruiker opnieuw bereiken via advertenties op websites binnen het Facebook netwerk waaronder ook derden (zgn. retargeting). Voor de cookies en de mogelijke data die Facebook verzamelt, verwijzen wij naar het gegevensbeleid van Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation

Youtube
Op een aantal pagina's op deze website kun je video's vinden die de content van de pagina ondersteunen. Deze video's worden gehost door YouTube of Vimeo en middels de desbetreffende player op onze site getoond. YouTube en Vimeo slaan cookies op en sturen gegevens over uw kijkgedrag naar hun servers.

Spotify
Op een aantal pagina's op deze website kun je muziek vinden. Deze muziek wordt ingeladen via de Spotify webplayer. Spotify plaatst hiervoor cookies en tevens gebruiken ze ook Google Analytics om de 'webplayer' te kunnen analyseren.

 

Browserinstellingen

U kunt uw browser zo instellen dat tijdens een bezoek aan onze website geen cookies worden geplaatst. Dit kan echter leiden tot een beperking in de functionaliteit van de website. Informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies via uw browser kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.

 

VERSTREKKING AAN DERDEN
De gegevens die een persoon aan Phion geeft, kunnen aan derde partijen worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maakt Phion gebruik van een derde partij waarmee een (verwerkers)overeenkomst is gesloten voor:

• Het verzorgen van de (financiële) administratie
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• Het beheren van persoonsgegevens in een CRM-applicatie

Phion geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maakt Phion hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. Verder zal Phion de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kan Phion persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

BINNEN DE EU
Phion deelt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

MINDERJARIGEN
Phion registreert enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

BEWAARTERMIJN
Phion bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

BEVEILIGING
Phion heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Phion van persoonsgegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• Phion hanteert een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al haar systemen
• Phion zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Phion maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• Phion test en evalueert regelmatig de maatregelen
• Het bestuur van de organisatie is geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

RECHTEN OMTRENT UW PERSOONSGEGEVENS
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die Phion van u heeft ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door (één van) onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Als Phion uw persoonsgegevens mag verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

KLACHTEN
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via info@phion.nl of 085 – 023 02 60 (maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 16.30 uur). U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

VRAGEN
Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

CONTACTGEGEVENS
Phion
info@phion.nl

Telefoon
085 – 023 02 60 (maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 16.30 uur)

Postadres                                      
Phion
Postbus 480
7400 AL Deventer